企业应如何参展（2）

一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精神呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有五条，建议参展商不妨从这里入手：

展品是参展商能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现参展商的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其它同类产品区分开来。

展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发；如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。

展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助参展商达到展览目的。展台要能反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展商的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。

人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性，能动性等。第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如果是大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其技术上的突破性。

展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展商不应被动地等客户到来，要有意识地邀请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，会收到事半功倍的效果。

展台工作是整个展览工作最重要、最关键的阶段，所有展览筹备工作都是为了这个阶段。展览的价值主要在这一阶段得到实现。如果筹备顺利、充分，展台工作将决定展出是否成功。如前所述，准备工作相当于“搭台”，展台工作相当于“唱戏”。台搭好了，演出还不算成功；戏唱好了，演出才算成功。

展前工作是指展台人员抵达展出地至展览会开幕前这一段时间所做的工作。展前工作既是筹备工作的最后冲刺阶段，也是展台工作的前奏。这一段工作的特点：一是时间有限，没有任何延长的余地，因此相当紧张；二是各项筹备工作齐头并进全面开展，事情多、环节多，容易忙乱，因此压力相当大。为了使各项工作按质、按量、按时完成，必须进行有效地管理。

第一是计划。开始工作之前，通盘考虑各方面的工作，详细制定计划，协调安排工作，尤其是相互关联的工作一定要考试周到，比如运输和施工，施工和布置等。如果几项工作互相衔接，就必须规定截止期。在展览工作中，按时非常重要。各项工作要落实到人。制定好计划后，可以编制工作进度表。如果展台规模小，可以由展台经理一人制定计划、指挥。如果展台规模大，则应当由各方面具体负责人制定细节计划，由展台经理协调总计划。

第二是布置。工作、时间和人员安排好后，必须通知到每个有关人员，并将计划表发给展台人员，让其知道自己的工作任务、职权范围、工作期限。除了让有关人员知道自己的工作之外，还应该知道相关人员和工作的前后衔接关系。

第三是监督。展览管理工作中要有检查、监督机制。各方面的负责人和展台经理要随时、频繁地检查、监督工作进度和质量，使展前工作严格按计划实施。

第五是检查。各项工作要检查验收。对于委托的工作，比如展台施工、道具租赁、展品运输等都应当进行检查验收。检查验收应有书面凭据。检查主要是为了保证工作质量，同时检查结果也是解决纠纷的凭据。

第六是联络工作。展台人员在抵达展览会所在地后，应当接触到有关部门，首先，与当地代理联系。当地代理熟悉环境，可以帮助解决一些问题；其次，与展览会各方面建立联系，包括展览会的新闻中心、问讯处、接待人员、技术人员、新闻经理、以及现场组织经理；第三，与运输公司联系，如果是出境展出，还会涉及海关，也要建立关系；第四，与施工公司联系。如果有可能，与提供展具、服务等单位也有直接联系，这种人际关系有助于合同对方执行合同，并在困难的条件下，能获得其优先服务；第五，如果是出境展出，与当地使馆、商务机构联系，他们可以提供当地市场情况。另外，视展出需要与其他有关方面建立联系，比如：如果展出规模大，展出目的是宣传，就可以与当地新闻媒体建立联系。到达展场后，要立即拜见展览会负责人，建立联系。

第七是展品、运输工作。主要是办理有关手续，将展品运抵展场、进馆、就位、开箱、清点、布置。清点要认真，根据编号逐件清点，逐项核对，如果发现点多、点缺、损坏等情况应按规定填写原始凭证或受损报告书。空箱不要损坏，包装材料等要保留在原箱内，因为展后不论是出售，回运都需要再包装。需要操作的展品，一定要试运作正常后才能在展览期间示范。安排空箱搬运、储存。这项工作主要是与运输公司协调好。

第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的筹备工作。在开幕前，施工、布置工作必须100%的完成。展览会开幕日期和时间完全没有灵活性。因此，一定要计划、安排、管理好施工、布置工作，按时按质将展台搭好。

第九是宣传工作。在此之前，已向所有现有和潜在客户做了宣传工作。展台人员抵达展出地后，主要是直接联系、邀请最重要的客户。与工商会、行业协会联系，特别是与展出产品有关的协会团体联系。邀请他们前往参观展出。新闻工作是宣传工作的一部分。如果需要就拜见展览会新闻负责人，并熟悉新闻室及其活动安排，提供自己的新闻稿。充分利用展览会的新闻、宣传、广告活动。

第十一是行政工作。办理入场证、停车证，安排雇佣临时人员等，虽然是一些非主要工作，但是不办妥可能会造成比较大的麻烦。因此也要细心一一办妥。

展前对展台人员进行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉环境、了解工作是展台人员工作高效率和高质量的基础。展前工作交代的目的是使展台人员了解自己的工作环境、工作职责和工作目标。展前工作交待可以与展台人员培训同时进行，也可以分开进行。

工作交代可以用开会形式，与培训一样，形式越正规越好。会上主要强调工作目标、工作任务、工作要求以及作息和轮班安排。交代的主要内容可以发资料由展台人员自己阅读。应要求展台人员在开幕前阅读完。资料内容包括：展览会情况、展台情况、市场情况、展台工作、活动情况、展台工作管理、行政后勤安排等。也可以将有关资料汇编成展出工作文件，或称展出工作手册，不论是散的资料或是专门编印的手册，内容都要根据实际工作需要和条件选择，可以简单，可以复杂。资料或手册要便于使用。

展览会开幕期间，展出的主要责任就是由组织者转向展出者和展台人员，由展台人员开展接待观众、洽谈贸易等工作。展出期间的负责人是展台经理。如果展览规模大，可能要专门设立管理组织：即展览团，由展览团团长负责；展览分团，由分团长负责；展台，由展台经理负责。

2、展期工作展期工作是指展览会开幕到闭幕这一段时间的工作，是展览工作重要的阶段，也是正式的展台工作阶段。如果展览筹备工作做得充分，展台人员经过正常培训和工作交代，并努力工作，展台管理得当，那么展出目标应当能够达到。

接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，事先告知展台人员。如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。要接待好现有的客户，维护好关系。但是如果不是洽谈业务，就不要因为他们而耽误接触新客户。可以约他们在闭馆后吃饭、喝酒。接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也就是展台最重要工作之一。普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接关系，因此，不要耗费时间和精力接待普通观众，但是注意不能没有礼貌。可以巧妙一点，客气地打招呼，简略地解答问题，尽快结束交谈。

有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一步，就开始进入洽谈阶段。要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。但是对新客户的大宗买卖以及投资项目要慎重，不宜当场签约。任何决定必须在彻底调查之后作出。报价、条件再好，也要保持慎重的态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能是建立新的关系，展览会之后还需要做调查工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果表现在签订贸易合同。

C、记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录是接待和洽谈工作。记录方式有多种，常见的有收名片，使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。

记录内容、格式应在展览会前准备好。记录内容根据工作需要选定，不要忽略任何重要信息，也不要记录没有价值的内容。记录格式设计主要考虑使用方便和效率。展览会开幕前，必须让展台人员熟悉记录表格。记录表格最好是复写式，一式多份：一份留给当地机构或代理，一份尽快发回总部，一份留在展台，用于存档和后续工作。复写式表格的每份都要注明去向和用途。如果是单页式表格，可以一天结束时或指定时间将表格内有关情况摘出发回总部以便于工作迅速处理。[